ChatGPTで学ぶ！英文メール初級編｜定型文で身につけるビジネス英語の基本

ビジネスの場で英語を使う機会が増える中、最も身近で重要なのが「英文メール」です。会話のようにその場で修正がきかない分、メールは相手に与える印象がダイレクトに伝わります。内容が正しくても、表現が不自然だったり丁寧さが欠けていたりすると、誤解を生むことも少なくありません。

とはいえ、「英語でどう丁寧に書けばいいの？」「メールの書き出しや結び方がわからない」と感じる人も多いのではないでしょうか。特に日本語には敬語やあいさつ文の文化がある分、英語の“ビジネスらしさ”に戸惑う方は少なくありません。

そこで今回は、ChatGPTを活用して、基本的な英文メールの「型（定型文）」を身につけながら、丁寧な表現に慣れる練習方法をご紹介します。テンプレートを使って書く → 添削してもらう → より自然な表現にする、という流れで、初級レベルでも実用的なスキルが身につく内容です。

第1章：英文メールの基本構成と書き出し定型

英文メールを書くとき、「まず何から書けばいいのか分からない」と感じる方も多いかもしれません。日本語のビジネスメールと同じように、英文メールにも基本の“型”があります。まずはその構成を知り、定型表現から慣れていくことが大切です。

■ 英文メールの基本構成（5つの要素）

1. 宛名（Salutation）： 例）Dear Mr. Smith,
2. あいさつ・導入（Opening）： 例）I hope this message finds you well.
3. 本題（Body）： 目的・内容を簡潔に
4. 締めの一文（Closing）： 例）I look forward to hearing from you.
5. 結語＋署名（Sign-off）： 例）Best regards, / Sincerely,

これらの構成を覚えておくと、どんな内容のメールでも迷わず書き始めることができます。

■ 書き出しで使える定型文

■ ChatGPTに書き出し文の提案を依頼するプロンプト

以下のプロンプトを使って、ChatGPTに「メールの冒頭文」を提案してもらいましょう。

英文メールの冒頭に使える、丁寧なビジネス英語表現を5つ提案してください。相手は初めての取引先です。

テンプレートの定型文を覚えることで、英文メールはぐっと書きやすくなります。ChatGPTを活用して、表現の引き出しを増やしていきましょう。

第2章：敬語にあたる丁寧表現とその言い換え

日本語のビジネスメールでは、相手への敬意や配慮を込めた表現が重視されます。同じように、英語にも“丁寧さ”を伝える表現があります。ただし、英語では「過剰なへりくだり」よりも、「簡潔で配慮のある言い回し」が好まれる傾向があります。

■ よく使われる丁寧表現とその意図

このような表現を覚えておくと、英語でも柔らかく丁寧な印象を与えることができます。

■ ChatGPTに丁寧表現をリライトしてもらうプロンプト例

書いた文が少し直接的すぎると感じたときは、以下のように依頼して自然な敬語表現に言い換えてもらいましょう。

以下の英文を、より丁寧なビジネス英語に言い換えてください：

I need you to fix the schedule today.

ChatGPTを使えば、自分では思いつかないような自然な言い換えや、トーンの調整もすぐに学べます。「この表現はきつく聞こえないか？」と相談することで、英文メールの質は大きく変わります。

第3章：ChatGPTを使った英文メール練習ステップ

ここでは、ChatGPTを活用して英文メールの書き方を実践的に学ぶ方法をご紹介します。「テンプレをもとに書く→添削してもらう→自然な表現に直す」という流れで、メールの基本構成と丁寧表現を定着させていきましょう。

■ ステップ1：日本語でメール内容を整理する

まずは書きたい内容を日本語で簡単にまとめてみましょう。ChatGPTに「この内容をビジネスメール風の英語にしてください」と依頼することができます。

以下の日本語を、英文ビジネスメールとして自然な英語にしてください：

「来週の会議資料を添付しました。ご確認のうえ、修正点があればお知らせください。」

■ ステップ2：トーンや丁寧さを調整してもらう

出力された英文をもとに、「もっと丁寧に」「もう少しカジュアルに」といった調整も可能です。相手やシーンに応じて言い換えを依頼してみましょう。

以下の英文を、丁寧で自然なビジネストーンに調整してください：

I attached the document for next week's meeting. Please check and let me know if you have any changes.

■ ステップ3：署名や結びの文もテンプレ化

メールの最後の締めくくりは、定型文を使うことで安定感のある印象になります。以下のようなプロンプトで、状況に合った結びの表現を提案してもらいましょう。

ビジネスメールの結びの文を、3パターン提案してください。  
相手は取引先で、ややフォーマルな関係です。

ChatGPTをうまく使えば、「英文が合っているか不安…」という状態から、「この言い方なら安心」と思えるレベルまで、短時間で到達することができます。

■ まとめ：メールの型を覚えれば、英語も怖くない

英文メールの基本は「構成」と「丁寧な言い回し」。この2つの“型”を身につければ、内容は自然とついてきます。ChatGPTを活用することで、自信を持って英語でやり取りができるようになるはずです。

まとめ：英文メールは“型”と“丁寧さ”で乗り切れる

英文メールに苦手意識を持つ方は多いですが、実は「基本の構成」と「丁寧な言い回し」を覚えてしまえば、驚くほど書きやすくなります。テンプレートや定型表現を使えば、内容に迷うことも少なくなり、より自信を持ってやり取りができるようになるでしょう。

そして、その練習相手として最適なのがChatGPTです。自分で作った文をチェック・修正してもらう、トーンを調整してもらう、別表現を提案してもらうなど、AIだからこそできる柔軟なサポートが英文メール力を飛躍的に高めてくれます。

まずは今回紹介したプロンプトから、気軽に試してみてください。英文メールは、実は“慣れ”がものを言うジャンル。反復練習によって、自然な表現が少しずつ自分の言葉になっていきます。

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