ChatGPTで練習する！ビジネス英語「資料・報告書作成」初級編｜要約・転記から始めよう

英語での資料作成や報告書の提出——そんな場面が身近になってきたビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。「メールは書けるけど、報告文になると難しい」「日本語をどう英語に置き換えればいいかわからない」と感じる方も少なくありません。

実際、報告書作成に必要なのは、**複雑な英語表現よりも「簡潔に要点を伝える力」**です。大切なのは、正確に情報を整理し、英語で“読みやすく”伝えること。

そんなスキルを身につけるうえで、頼れる相棒となるのがChatGPTです。AIに要約を頼んだり、英訳をチェックしてもらったりすることで、自分の英語表現を磨きながら、効率よく練習できます。

本記事では、「まずは簡単な文書から練習したい」という方に向けて、ChatGPTを活用した資料・報告書作成の初級ステップを紹介します。

  • 日本語メモを英語にする

  • 長文を短く要約する

  • 定型表現で文を整える

  • ChatGPTに確認・添削してもらう

このようなプロセスを踏むことで、英語での文書作成に対する苦手意識が少しずつ解消され、報告書や議事録もスムーズに書けるようになります。

第1章：日本語メモを英語にする練習から始めよう

英語で報告書や資料を作成する場合、まず取り組みやすいのが「日本語の箇条書きメモ」をもとにした英文作成です。複雑な文法を使わず、短く・わかりやすく・伝わる文を目指すことで、初級者でも無理なく取り組めます。

■ 例：日本語のメモ

  • 今月の売上は前年比で5%増加

  • クレーム件数は前月より減少

  • 次回の会議は7月10日

このような日本語メモを、まずは自分で簡単な英語にしてみます。

🧠 自分で書いてみる例：

  • Sales increased by 5% compared to last year.

  • The number of complaints decreased from the previous month.

  • The next meeting is on July 10.

🛠 ChatGPT活用ポイント

ここでChatGPTに頼めるのが、「メモを英語にしてもらう」「自分の英訳をチェックしてもらう」という2つの使い方です。

 以下の日本語を簡単な英語にしてください： ・今月の売上は前年比で5%増加 ・クレーム件数は前月より減少 ・次回の会議は7月10日
 I wrote the following sentences. Could you check and improve them for a business report? - Sales increased by 5% compared to last year. - The number of complaints decreased from the previous month. - The next meeting is on July 10.

このように、ChatGPTを使えば、日本語メモからの英文作成がぐっと身近になります。最初はぎこちなくても、慣れてくれば「この表現、前も使ったな」「こう言えば伝わる」と自信がついてきます。

第2章：日本語文の要点を英語でまとめる練習

英語での報告や資料作成では、「全文を訳す」よりも「要点だけを簡潔にまとめる」力が重要です。特に、会議メモや報告書では、短く・明確に・ビジネスらしく伝えることが求められます。

まずは日本語の文章を読み、その内容を1〜2文で要約し、それを英語に変換する練習をしてみましょう。

■ 例：日本語の原文

今月は新商品の販売が好調で、全体の売上が先月よりも10％増加しました。ただし、在庫切れによる機会損失も数件発生しています。

🧠 自分で考える例

  • Sales increased by 10% this month due to strong demand for our new product.

  • However, we missed some opportunities due to stockouts.

🛠 ChatGPTを活用するプロンプト例

🔹 要約からお願いする場合

 以下の日本語を1〜2文に英語で要約してください。 「今月は新商品の販売が好調で、全体の売上が先月よりも10％増加しました。ただし、在庫切れによる機会損失も数件発生しています。」

🔹 自分の要約を添削してもらう場合

 I wrote the following summary. Could you check and improve it for a business report? "Sales increased by 10% this month thanks to the new product. However, we had a few missed opportunities due to stockouts."

💡 ポイント

  • 一文が長くならないように注意

  • 「何が、どれくらい、なぜ」という要素を意識して表現

  • 自分で考えた英文をすぐChatGPTに確認してもらうことで、ビジネス表現の質が上がる

第3章：図表やリストの内容を英語で書く練習

資料や報告書では、数値・箇条書き・表の内容を「自然な英語で転記・説明する」力も重要です。たとえば以下のようなリストを英語でどう表現するか、ChatGPTに助けてもらいながら練習してみましょう。

■ 例：日本語の箇条書き

  • 4月：新商品Aの発売

  • 5月：オンライン販売を開始

  • 6月：海外向けサイトを公開

🧠 自分で英語にしてみると…

  • In April, we launched Product A.

  • In May, we started online sales.

  • In June, we released a website for overseas customers.

🛠 ChatGPTで英語化をサポートしてもらう

🔹 日本語をそのまま渡して英文化してもらう

 以下の箇条書きをビジネス報告向けに自然な英語にしてください。

4月：新商品Aの発売

5月：オンライン販売を開始

6月：海外向けサイトを公開

🔹 自作の英文を添削してもらう

 I wrote the following timeline for a report. Could you improve it for a business document?

In April, we launched Product A.

In May, we started online sales.

In June, we released a website for overseas customers.

💡 ワンポイントアドバイス

  • 「月＋内容」のパターンを練習すると応用が利きます

  • リストはそのままでは不自然になりやすいので、英語表現に一貫性を持たせるのがコツ

  • ChatGPTは「時系列順に説明してください」「一文にまとめてください」といった細かな指示にも対応可能です

第4章：ChatGPTと一緒に報告書を書いてみよう

ここでは、これまで練習してきた「要約」や「転記」を活かして、実際に簡単なビジネス報告文をChatGPTと一緒に作成してみましょう。自分で内容を組み立ててChatGPTに渡せば、文法の確認や表現の改善まで一括で対応してくれます。

■ 1. 日本語のメモから英文化

まずは、下記のような日本語メモを用意し、英語にしてもらう依頼をしてみましょう。

以下のメモをもとに、ビジネス報告向けの英文を作成してください。

・プロジェクトAのテスト完了（5月末）  
・ユーザー調査実施（6月上旬）  
・7月にローンチ予定

■ 2. 自作の英文をブラッシュアップ

自分で英文化してみた内容をChatGPTに送り、「もっと自然に」「丁寧に」と依頼しましょう。

I wrote this report. Can you make it more professional?

We completed testing for Project A at the end of May.  
We conducted a user survey in early June.  
We are planning to launch it in July.

■ 3. より高度な依頼をしてみる

報告書の目的や相手によって、文体やトーンを調整することも可能です。以下のように依頼してみましょう。

Please rewrite the following report in a more formal tone, as it will be presented to senior management.

💡 ワンポイント

  • 「敬語」「ビジネス向け」「カジュアル」などの指定があればしっかり伝える
  • ChatGPTは単なる翻訳ではなく、文脈に合った表現に調整してくれる
  • 「内容＋目的＋相手」を伝えることで、より質の高い英文に

このように、ChatGPTは報告書ライティングの“型づくり”から“洗練”まで、段階に応じて柔軟にサポートしてくれます。次章では、記事のまとめと、ZEN Englishが提供する英語環境についてご紹介します。

まとめ：伝える英語をChatGPTで身につけよう

ビジネスの現場では、完璧な英語よりも「伝わる英語」が求められます。自己紹介、スモールトーク、メール、会議、報告書…。どれも“定型＋少しの応用”ができれば、グローバルな相手とも円滑なコミュニケーションが可能になります。

ChatGPTは、そんな「使える英語」を効率よく練習するための最強ツールです。今回ご紹介したようなシンプルなプロンプトを活用することで、いつでも・何度でも・誰にも気兼ねなく英語のアウトプット練習ができます。

失敗を恐れず、まずは一言から。型を覚え、自分の言葉に変え、繰り返し使ってみることが、ビジネス英語の第一歩になります。ChatGPTはその一歩を後押ししてくれる、頼れる相棒です。

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